BEE BEE EVENT AGENCY • SINCE 2008

Чи є у вас івент-план на 2020 рік, містер Фікс?

Я звичайно вибачаюсь, але 80% компаній в Україні займаються плануванням своїх заходів десь у грудні, у кращому випадку в листопаді, якщо кінець фінансового року в компанії співпадає з календарним.

Але є 10% щасливчиків, які вдаються до планування у жовтні-листопаді, та ще 10% мегазірок, які роблять саме стратегічне планування заходів та формують івент-маркетинг плани десь у серпні – вересні.

Зараз багато компаній, реагуючи на швидкі зміни в бізнесі, вимушені зменшувати терміни на підготовку івентів. Все ж таки, мегазірки-компанії, які завчасно працюють над стратегічним плануванням та думають, як ефективно побудувати свої івент-активності в серпні, отримують не тільки спокійний сон протягом року і високі показники ефективності, а й чималі вигоди та «плюшки», наприклад:

1) Ефективне планування та використання бюджету. Фіксація та бронювання – мінімізація додаткових витрат. Бронювання та фіксація вартості локацій, ведучих, розважальних колективів за 4 – 6 місяців допоможе зекономити бюджет, бо в Україні дуже болюча ситуація із залежністю від економічних штормів та політичної ситуації, що впливає на ціноутворення. І коливання вартості трапляються і 20%, і всі 30%.

2) Час на створювання якісного та ефективного контенту. Достатній час на пропрацювання концепції, усіх смислових та інформаційних деталей, ключових повідомлень – мінімізація прикрих помилок, які можуть вплинути на кінцевий результат івент-проекту та просто “вбити” вирішення основних задач. Концепція та інформаційна складова чи Event Content Performance, як ми її називаємо в агенції, мають “виспатися”, “дозріти” та набути сили та логічності. І для цього їм навіть 3 місяці буває замало.

3) Можливість прискіпливо обирати підрядників. Плануючи тендери не “на вчора” можна отримати більше якісних пропозіцій та головне рішень від івент-агенцій. Зробити взагалі аналіз підрядників, якихось нових технологій, нових постачальників й мати більше ефективні, якісні та прогресивні рішення.

4) Складні діджитальні чи візуальні рішення потребують часу. ВАУ та ефективні діджітал продукти/ інсталяції для івентів, відео не робляться “на колінках” за пару днів/тижнів. На деякі варто закладати час від 4 до 6 місяців. І не тому, що програмери повільні, а тому,що є процеси, які просто неможливо прискорити і завчаснепланування допомогає ретельно пропрацювати деталі.

Взагалі,будь-яке планування краще ніж ніякого. Ну що ж робити, якщо до планування івент-програми ви дісталися, розпаковуючи новорічні подарунки? Порада перша, починайте планування вже після зимових святкових марафонів.

Ну, а якщо серйозно, то поради дуже прості та корисні:

1) Визначайте ПРОБЛЕМИ/”БОЛІ” які вам треба вирішити саме за допомогою івент-інструментарію, а не цілі ваших заходів. Наприклад, треба визначати НЕ ЦІЛЬ “Хочемо яскравий івент, якій вразить наших партнерів і вони будуть нас ще більше любити і більше замовляти продукції”, а саме відверто визнати ПРОБЛЕМУ “Продажі нашим партнерам не такі високі, як ми хочемо, можливо тому, що недостатньо часу менеджери по продажам приділяють уваги “закохуванню” в продукцію, розбудові емоційних відносин з клієнтами” і тому “нам потрібен захід, який не просто вразить їх якоюсь дивовижною їжею, а допоможе саме зблизити ваших менеджерів з клієнтами, занурити у наш продукт яскравою, а не традиційною нудною презентацією.” Тобто я хочу сказати, що планування від проблеми, а не від цілей прискорить пошуки найкращого рішення, що звичайно ще більш актуально, якщо у вас вже немає багато часу на роздуми, і планування ви робите в прискореному режимі.

2) Позначення кінцевого результату якого ви хочете отримати- ОБОВЯЗКОВО. При цьому результат повинен мати 2 складові: кількісну та якісну – емоційну. Наприклад, для маркетингового івенту по презентації нового продукту: кількісна – зростання кількості продажів продукції, емоційна – 90% учасників заходу публікують в Instagramпости та сторіз (англ, stories) зі згадуванням та тегами заходу, бо вони саме хочуть це робити і ВАУ як вражені.

3) Сформуйте ключове повідомлення заходу.Так, так саме ту єдину думку, яку ви хочете донести за допомогою івент-інструментарію. Ту думку, я якою учасники чи гості мають залишити ваш захід. Бо саме ключове повідомлення є основою ефективного EventContentPerformance– концепції, історії та інформаційної результативності заходу.

4) Організуйте мозковий штурм (англ, brainstorming)– планування з колегами з інших департаментів, або с івент-агенцією. Синергія різних експертних поглядів, незалежні думки та атмосфера творчості може виявити несподівані геніальні рішення та ідеї. В Україні практика спільних мозкових штурмів з івент-партнерами саме на етапі стратегічного планування не дуже широке явище чомусь, агенції залучають вже на етапі виконання проекту. Даремно, бо професійні івент – фахівці володіють досвідом та рішеннями, які були успішні в інших сегментах і можуть бути корисними, володіють інформацією щодо всіх іновацій та нових технологій, а також мають свіжий сторонній погляд на ситуацію, що важливо при пошуках неочевидних рішень. Але важливо взяти до уваги, що на цю зустріч ви маєте вже чітко сформулювати три попередні пункти: ПРОБЛЕМУ, КІНЦЕВИЙ РЕЗУЛЬТАТ ТА КЛЮЧОВЕ ПОВІДОМЛЕННЯ, щоб направити творчу хвилю в правильний напрямок.

5) Залучайте до процесу планування івент-консультантів,якщо вам бракує часу чи потрібно структурувати ваші думки. Спілкування з експертом допомагає подивитися на проблему і задачі зверху, більш стратегічно, “піднявши” голову з “моря операційних питань”. Якщо подивитися практично, саме 2 години таких спілкувань допомагають просто побачити ефективні та необхідні рішення, які раніше просто не бралися до уваги. Я, наприклад як керівник івент-агенції сам часто звертаюся консультантів, якщо вхожу в “піке” вирішення проблеми.

6) Для вибору підрядників сформуйте для себе перелік критеріїв “Мій підрядник”, які важливі для вас (ефективність роботи, вражаюче портфоліо, надійний, гарні рекомендації, гнучкість, здорове бюджетування, креативність, емоційна відповідність та інше). Перелік допоможе швидше визначитися з необхідними партнерами. І не пошкодуйте часу зустрітися з потенційними виконавцями, будь то івент-агенції чи продакшен-компанії, особисто, ще до етапу запрошення в тендер чи до роботи. Вже на першій зустрічі вам стане більш-менш зрозуміло чи впорається з вашими задачами цей підрядник. Чесно кажучи, далі вам це зекономить купу часу та нервів. І краще мати 3 сильні тендерні пропозиції чим 10 сліпих презентацій, які поза межами ваших очікувань.

7) Враховуйте прогнози економічної, політичної ситуації в нашій країні.Сформуйте насамперед перелік подій, які заплановані в 2020 році в вашій сфері іншими учасниками ринку і які можуть впливати на вашу діяльність та ваші заплановані заходи. Звичайно ніякий прогноз не захистить від неочікуваних подій, а в нашій країні все можливо, але допоможе в стратегічне планування включити одразу план “Б” та мінімізувати ризики.

Це далеко не весь перелік складових стратегічного планування, але саме основні, які 100% мають бути пропрацьовані в незалежностівід тогоробите ви планування на свій фінансовий наступний рік в серпні чи вже в січні.

Автор: Іван Хорош, засновник та власник Bee Bee Event Agency, стаття опублікована в delo.ua по лінку