BEE BEE EVENT AGENCY • SINCE 2008

Есть ли у вас ивент-план на 2020 год, мистер Фикс?

Я, конечно, извиняюсь, но 80% компаний в Украине занимаются планированием своих мероприятий где-то в декабре, в лучшем случае в ноябре, если конец финансового года в компании совпадает с календарным.

Но есть  10% счастливчиков, который прибегают к планированию в октябре-ноябре, и еще 10% мегазвезд, которые делают стратегическое планирование мероприятий и формируют ивент-маркетинг планы где-то в августе-сентябре.

Сейчас большое количество компаний, реагируя на быстрые изменения в бизнесе, вынуждены сокращать сроки на подготовку мероприятий.  И все таки, компании мегазвезды, которые заблаговременно работают на стратегическим планированием и думают, как эффективно простроить свои активности еще в августе, получают не только спокойный сон на протяжении года и высокие показатели эффективности, но и немалые выгоды и «плюшки», например:

1) Эффективное планирование и использование бюджета.  Фиксирование и бронирование —  минимизация дополнительных затрат. Бронирование и фиксирование стоимости локаций, ведущих, развлекательных коллективов за 4-6 месяцев помогает сэкономить бюджет, потому что в   Украине очень болезненная ситуация с зависимостью от экономических штормов и политической ситуации, что в свою очередь влияет на ценообразование.  И колебания стоимости иногда бывают и 20%, и все 30%.

2) Время на создание качественного и эффективного контента. Достаточное время на проработку концепции, всех смысловых и информационных деталей, ключевых сообщений — это минимизация досадных ошибок, которые могут повлиять на конечный результат ивент-проекта или запросто «убить» решение основных задач. Концепция и информационная составляющая или Event Content Performance, как мы ее называем в агентстве, должны «выспаться», «дозреть» и приобрести силы и логичности. И для этого им даже 3 месяцев иногда бывает мало.

3) Возможность придирчиво выбирать подрядчиков. Планируя тендер не «на вчера», можно получить больше качественных предложений и, главное, решений от ивент агентств. Есть время вообще сделать анализ подрядчиков, новых технологических решений, новых поставщиков и получить более эффективные, качественные и прогрессивные решения.

4) Сложные диджитальные или визуальные решения требуют времени на их разработку. ВАУ и эффективные диджитальные проукты/инсталляции для ивентов, видео -не делаются «на коленках» за несколько дней/недель. На некоторые стоит запланировать время от 4 до 6 месяцев. И не потому, что разработчики медленные, а потому что есть процессы, которые просто невозможно ускорить и заблаговременное планирование помогает детально все проработать.

Вообще, какое-то планирование лучше, чем никакого. Ну что же делать, если к планированию ивент-программы вы добрались, распаковывая новогодние подарки? Первый совет, начинайте планирование уже после зимних праздничных марафонов.

Ну, а если серьезно, то советы очень простые и полезные:

1) Визначайте ПРОБЛЕМИ/”БОЛІ” які вам треба вирішити саме за допомогою івент-інструментарію, а не цілі ваших заходів. Наприклад, треба визначати НЕ ЦІЛЬ “Хочемо яскравий івент, якій вразить наших партнерів і вони будуть нас ще більше любити і більше замовляти продукції”, а саме відверто визнати ПРОБЛЕМУ “Продажі нашим партнерам не такі високі, як ми хочемо, можливо тому, що недостатньо часу менеджери по продажам приділяють уваги “закохуванню” в продукцію, розбудові емоційних відносин з клієнтами” і тому “нам потрібен захід, який не просто вразить їх якоюсь дивовижною їжею, а допоможе саме зблизити ваших менеджерів з клієнтами, занурити у наш продукт яскравою, а не традиційною нудною презентацією.” Тобто я хочу сказати, що планування від проблеми, а не від цілей прискорить пошуки найкращого рішення, що звичайно ще більш актуально, якщо у вас вже немає багато часу на роздуми, і планування ви робите в прискореному режимі.

2) Позначення кінцевого результату якого ви хочете отримати- ОБОВЯЗКОВО. При цьому результат повинен мати 2 складові: кількісну та якісну — емоційну. Наприклад, для маркетингового івенту по презентації нового продукту: кількісна — зростання кількості продажів продукції, емоційна – 90% учасників заходу публікують в Instagramпости та сторіз (англ, stories) зі згадуванням та тегами заходу, бо вони саме хочуть це робити і ВАУ як вражені.

3) Сформуйте ключове повідомлення заходу.Так, так саме ту єдину думку, яку ви хочете донести за допомогою івент-інструментарію. Ту думку, я якою учасники чи гості мають залишити ваш захід. Бо саме ключове повідомлення є основою ефективного EventContentPerformance– концепції, історії та інформаційної результативності заходу.

4) Організуйте мозковий штурм (англ, brainstorming)— планування з колегами з інших департаментів, або с івент-агенцією. Синергія різних експертних поглядів, незалежні думки та атмосфера творчості може виявити несподівані геніальні рішення та ідеї. В Україні практика спільних мозкових штурмів з івент-партнерами саме на етапі стратегічного планування не дуже широке явище чомусь, агенції залучають вже на етапі виконання проекту. Даремно, бо професійні івент – фахівці володіють досвідом та рішеннями, які були успішні в інших сегментах і можуть бути корисними, володіють інформацією щодо всіх іновацій та нових технологій, а також мають свіжий сторонній погляд на ситуацію, що важливо при пошуках неочевидних рішень. Але важливо взяти до уваги, що на цю зустріч ви маєте вже чітко сформулювати три попередні пункти: ПРОБЛЕМУ, КІНЦЕВИЙ РЕЗУЛЬТАТ ТА КЛЮЧОВЕ ПОВІДОМЛЕННЯ, щоб направити творчу хвилю в правильний напрямок.

5) Залучайте до процесу планування івент-консультантів,якщо вам бракує часу чи потрібно структурувати ваші думки. Спілкування з експертом допомагає подивитися на проблему і задачі зверху, більш стратегічно, “піднявши” голову з “моря операційних питань”. Якщо подивитися практично, саме 2 години таких спілкувань допомагають просто побачити ефективні та необхідні рішення, які раніше просто не бралися до уваги. Я, наприклад як керівник івент-агенції сам часто звертаюся консультантів, якщо вхожу в “піке” вирішення проблеми.

6) Для вибору підрядників сформуйте для себе перелік критеріїв “Мій підрядник”, які важливі для вас (ефективність роботи, вражаюче портфоліо, надійний, гарні рекомендації, гнучкість, здорове бюджетування, креативність, емоційна відповідність та інше). Перелік допоможе швидше визначитися з необхідними партнерами. І не пошкодуйте часу зустрітися з потенційними виконавцями, будь то івент-агенції чи продакшен-компанії, особисто, ще до етапу запрошення в тендер чи до роботи. Вже на першій зустрічі вам стане більш-менш зрозуміло чи впорається з вашими задачами цей підрядник. Чесно кажучи, далі вам це зекономить купу часу та нервів. І краще мати 3 сильні тендерні пропозиції чим 10 сліпих презентацій, які поза межами ваших очікувань.

7) Враховуйте прогнози економічної, політичної ситуації в нашій країні.Сформуйте насамперед перелік подій, які заплановані в 2020 році в вашій сфері іншими учасниками ринку і які можуть впливати на вашу діяльність та ваші заплановані заходи. Звичайно ніякий прогноз не захистить від неочікуваних подій, а в нашій країні все можливо, але допоможе в стратегічне планування включити одразу план “Б” та мінімізувати ризики.

Це далеко не весь перелік складових стратегічного планування, але саме основні, які 100% мають бути пропрацьовані в незалежностівід тогоробите ви планування на свій фінансовий наступний рік в серпні чи вже в січні.

Автор: Иван Хорош, засновник та власник Bee Bee Event Agency, стаття опублікована в delo.ua по лінку